Tổng hợp phương pháp sắp xếp PARA
Phân loại
Những điểm quan trọng
- Không vượt quá 4 cấp. (application → stacks → notebooks → notes)
- Phải có khả năng giám sát liên tục
- Tránh quá nhiều danh mục, quá nhiều tầng lớp
- Phân chia việc có thể làm và việc không thể làm - chỉ sắp xếp những việc có thể làm ngay sao cho dễ nhìn
Dự án - Project
Dự án là những Task đã được định rõ hạn chót, thời hạn và mục tiêu
Ví dụ) dự án phát triển, tham gia hội nghị, tham gia hackathon, viết sách
Lĩnh vực - Area of Responsibility
Lĩnh vực hoạt động kéo dài theo thời gian, khác với dự án ở chỗ không có thời hạn hay hạn chót được định sẵn, và có thể tồn tại vô số Dự án con liên quan đến Area
Ví dụ) thể dục, học đầu tư, học phát triển, hoạt động sở thích, đọc sách
Tài nguyên - Resource
Tập hợp các chủ đề tiếp diễn với sự quan tâm và hứng thú liên tục, không liên quan đến Project và Area cũng không sao
Ví dụ) SEO, viết ghi chú, marketing online, tìm quán ăn ngon
Lưu trữ - Archives
Những chủ đề hiện đã không còn hoạt động, không thuộc ba danh mục trên, tuyệt đối không được xóa ghi chú
Ví dụ) dự án đã kết thúc
Khác biệt
-
Dự án <-> Lĩnh vực
- Dự án có mục tiêu và thời hạn, có thể đạt được và kết thúc. Ngược lại, lĩnh vực không có mục tiêu và thời hạn, là chủ đề cần sự quan tâm liên tục.
- Dự án luôn là phạm trù con của lĩnh vực.
- Khi được chuyển từ lĩnh vực sang dự án, tiến độ và mục tiêu sẽ được gán cho nó, và những nỗ lực đến nay sẽ giúp ích cho việc hướng tới mục tiêu dài hạn.
- Lý do phân chia dự án và lĩnh vực thay vì chỉ một lĩnh vực đơn nhất
- Có thể chia mục tiêu thành những lĩnh vực nhỏ có thể hành động để đạt được
- Giảm sự lộn xộn thị giác (Visual Clutter).
- Có thể tập hợp các dự án hiện tại để nhìn trong một cái nhìn tổng thể.(có thể chỉ tập hợp riêng các mục tiêu để nhìn)
-
Lĩnh vực <-> Tài nguyên
- Nếu liên quan đến nội dung cá nhân thì là Area, nếu chỉ là thu thập sở thích đơn thuần thì là tài nguyên
- Lĩnh vực và tài nguyên có thể liên kết với nhau
-> Trong Area phát triển thì web typography có phải là Resource chăng? - Những yếu tố tạo nên lĩnh vực
- Như từ Areas of Responsibility đã thể hiện, có Responsibility (với tư cách người bạn đời, người lãnh đạo nhóm, huấn luyện viên v.v.)
- Đang diễn ra hiện tại và đòi hỏi ở bạn trách nhiệm cùng sự quan tâm liên tục.
- Cần nỗ lực liên tục.
- Những yếu tố tạo nên tài nguyên
- Sở thích của bạn
- Lĩnh vực rõ ràng
- Tư liệu(ảnh, link typography v.v.)
Lưu ý
- Dự án không có mục tiêu là Hobby
- Có mục tiêu nhưng không có dự án thì là Dream
Quy tắc cốt lõi để sắp xếp kỹ thuật số
- Sắp xếp theo việc có hành động được hay không, dự án phần lớn là đơn vị có thể hành động còn lưu trữ thì không thể hành động
- Sắp xếp dần dần từng chút một.
- Hành động nhanh và nhẹ - phản hồi tức thì nhưng cố gắng tránh những việc tiêu tốn nhiều thời gian.
- Ứng phó linh hoạt với thay đổi - tránh định dạng chỉ dùng ở một notebook cụ thể và cố gắng dùng định dạng phổ quát
- Hệ thống phức tạp không phải được tạo ra mà là được nuôi lớn
- Thay vì việc sắp xếp kết thúc, hãy để việc sắp xếp mở rộng ra bên ngoài và phát triển
- Hãy thất bại liên tục - khắc phục vấn đề?
- Hãy có ít tầng cấp bậc
Luồng
Vì PARA là hệ thống linh động nên việc di chuyển giữa dự án, lĩnh vực, tài nguyên luôn tự do.
- From dự án
- To lĩnh vực
- Khi dự án cần được duy trì đều đặn lâu dài
- To tài nguyên
- Khi cần học hỏi nhiều hơn
- Khi đang khảo sát tư liệu cho Project trong tương lai
- To lưu trữ
- Khi dự án đã kết thúc
- To lĩnh vực
- From lĩnh vực
- To dự án
- Khi đã khảo sát tư liệu đầy đủ và sẵn sàng bắt đầu dự án mới
- To tài nguyên
- Khi nhận ra nội dung chỉ đơn thuần liên quan đến sở thích của mình (trường hợp không cần trách nhiệm đặc biệt), lúc này bạn có thể chia sẻ thông tin mình đã thu nhận được.
- To dự án
- from tài nguyên
- to dự án
- Khi từ sở thích đơn thuần trở thành kế hoạch nghiêm túc
- To lĩnh vực
- Khi nhận ra đây không phải thông tin đơn thuần mà là nội dung phải làm với trách nhiệm đều đặn liên tục
- to lưu trữ
- Khi đã mất hứng thú ( tuyệt đối không xóa.)
- to dự án
- from lưu trữ
- to dự án
- Khi bắt đầu lại dự án
- to lĩnh vực
- Khi thông tin từ lâu đã được lưu trữ nhưng được giao trách nhiệm mới
- to tài nguyên
- Khi hứng thú xuất hiện trở lại ( dự án đã kết thúc đôi khi cũng trở thành tài nguyên.)
- to dự án
Phương pháp sắp xếp Just-In-Time
- Không đặt ra thời gian để sắp xếp mà sắp xếp dần dần từng chút khi có thời gian.
- Chỉnh sửa chủ yếu ở phần nhỏ và tránh thay đổi lớn. Theo đuổi thay đổi dần dần thay vì một thay đổi lớn.
- Hãy tránh sắp xếp trong những tình huống sau
- Khi đang nỗ lực để hoàn thành dự án
- Ngay sau khi dự án vừa kết thúc (vì việc sắp xếp có thể khiến bạn làm lại dự án ngay)
- Việc sắp xếp tiêu tốn nhiều thời gian thì hãy cố trì hoãn đến khi hệ thống sụp đổ
- Hệ thống sụp đổ nghĩa là sự suy giảm hiệu quả.
Xử lý dữ liệu
Code - collect, organize, distill, express
Thu thập - Collect
Quá trình thu thập thông tin và tư liệu, có thể là sách hay Article hay bất cứ đâu, nếu tính theo GTD thì là quá trình thu thập thông tin vào Inbox
Phân loại - Organize
Phân loại theo phương pháp sắp xếp Para đã đề cập ở trên thành 4 danh mục và lưu trữ tư liệu.
Trích xuất - Distill
Khi thông tin thu thập trở nên đồ sộ thì việc quản lý tư liệu sẽ khó khăn. Tư liệu thu thập đến nay tương ứng với đá thô(Raw Material), và giờ cần gia công(Distill) đá thô này thành dạng cần thiết cho chúng ta. Trong quá trình này có thể trích xuất thông qua phương pháp Cách sắp xếp ghi chú progressive của para
Biểu đạt - Express
Thông tin được thu thập và trích xuất đã được gia công bằng ngôn ngữ của riêng bạn. Giờ cần biểu đạt nội dung đã gia công ra thế giới thực. Nếu kiến thức và thông tin không được chia sẻ với người khác thì bộ não thứ hai sẽ không được tạo ra. Giữa việc biết và quá trình giải thích nó tồn tại một khoảng cách lớn. Giờ đây bằng việc biểu đạt thông tin này, bộ não thứ hai sẽ được tạo ra.
Reference
Phương pháp sắp xếp Para
Phân loại
Những điểm quan trọng
- Không vượt quá 4 cấp. (application → stacks → notebooks → notes)
- Phải có khả năng giám sát liên tục
- Tránh quá nhiều danh mục, quá nhiều tầng lớp
- Phân chia việc có thể làm và việc không thể làm - chỉ sắp xếp những việc có thể làm ngay sao cho dễ nhìn
Dự án - Project
Dự án là những Task đã được định rõ hạn chót, thời hạn và mục tiêu
Ví dụ) dự án phát triển, tham gia hội nghị, tham gia hackathon, viết sách
Lĩnh vực - Area of Responsibility
Lĩnh vực hoạt động kéo dài theo thời gian, khác với dự án ở chỗ không có thời hạn hay hạn chót được định sẵn, và có thể tồn tại vô số Dự án con liên quan đến Area
Ví dụ) thể dục, học đầu tư, học phát triển, hoạt động sở thích, đọc sách
Tài nguyên - Resource
Tập hợp các chủ đề tiếp diễn với sự quan tâm và hứng thú liên tục, không liên quan đến Project và Area cũng không sao
Ví dụ) SEO, viết ghi chú, marketing online, tìm quán ăn ngon
Lưu trữ - Archives
Những chủ đề hiện đã không còn hoạt động, không thuộc ba danh mục trên, tuyệt đối không được xóa ghi chú
Ví dụ) dự án đã kết thúc
Khác biệt
-
Dự án <-> Lĩnh vực
- Dự án có mục tiêu và thời hạn, có thể đạt được và kết thúc. Ngược lại, lĩnh vực không có mục tiêu và thời hạn, là chủ đề cần sự quan tâm liên tục.
- Dự án luôn là phạm trù con của lĩnh vực.
- Khi được chuyển từ lĩnh vực sang dự án, tiến độ và mục tiêu sẽ được gán cho nó, và những nỗ lực đến nay sẽ giúp ích cho việc hướng tới mục tiêu dài hạn.
- Lý do phân chia dự án và lĩnh vực thay vì chỉ một lĩnh vực đơn nhất
- Có thể chia mục tiêu thành những lĩnh vực nhỏ có thể hành động để đạt được
- Giảm sự lộn xộn thị giác (Visual Clutter).
- Có thể tập hợp các dự án hiện tại để nhìn trong một cái nhìn tổng thể.(có thể chỉ tập hợp riêng các mục tiêu để nhìn)
-
Lĩnh vực <-> Tài nguyên
- Nếu liên quan đến nội dung cá nhân thì là Area, nếu chỉ là thu thập sở thích đơn thuần thì là tài nguyên
- Lĩnh vực và tài nguyên có thể liên kết với nhau
-> Trong Area phát triển thì web typography có phải là Resource chăng? - Những yếu tố tạo nên lĩnh vực
- Như từ Areas of Responsibility đã thể hiện, có Responsibility (với tư cách người bạn đời, người lãnh đạo nhóm, huấn luyện viên v.v.)
- Đang diễn ra hiện tại và đòi hỏi ở bạn trách nhiệm cùng sự quan tâm liên tục.
- Cần nỗ lực liên tục.
- Những yếu tố tạo nên tài nguyên
- Sở thích của bạn
- Lĩnh vực rõ ràng
- Tư liệu(ảnh, link typography v.v.)
Lưu ý
- Dự án không có mục tiêu là Hobby
- Có mục tiêu nhưng không có dự án thì là Dream
Quy tắc cốt lõi để sắp xếp kỹ thuật số
- Sắp xếp theo việc có hành động được hay không, dự án phần lớn là đơn vị có thể hành động còn lưu trữ thì không thể hành động
- Sắp xếp dần dần từng chút một.
- Hành động nhanh và nhẹ - phản hồi tức thì nhưng cố gắng tránh những việc tiêu tốn nhiều thời gian.
- Ứng phó linh hoạt với thay đổi - tránh định dạng chỉ dùng ở một notebook cụ thể và cố gắng dùng định dạng phổ quát
- Hệ thống phức tạp không phải được tạo ra mà là được nuôi lớn
- Thay vì việc sắp xếp kết thúc, hãy để việc sắp xếp mở rộng ra bên ngoài và phát triển
- Hãy thất bại liên tục - khắc phục vấn đề?
- Hãy có ít tầng cấp bậc
Luồng
Vì PARA là hệ thống linh động nên việc di chuyển giữa dự án, lĩnh vực, tài nguyên luôn tự do.
- From dự án
- To lĩnh vực
- Khi dự án cần được duy trì đều đặn lâu dài
- To tài nguyên
- Khi cần học hỏi nhiều hơn
- Khi đang khảo sát tư liệu cho Project trong tương lai
- To lưu trữ
- Khi dự án đã kết thúc
- To lĩnh vực
- From lĩnh vực
- To dự án
- Khi đã khảo sát tư liệu đầy đủ và sẵn sàng bắt đầu dự án mới
- To tài nguyên
- Khi nhận ra nội dung chỉ đơn thuần liên quan đến sở thích của mình (trường hợp không cần trách nhiệm đặc biệt), lúc này bạn có thể chia sẻ thông tin mình đã thu nhận được.
- To dự án
- from tài nguyên
- to dự án
- Khi từ sở thích đơn thuần trở thành kế hoạch nghiêm túc
- To lĩnh vực
- Khi nhận ra đây không phải thông tin đơn thuần mà là nội dung phải làm với trách nhiệm đều đặn liên tục
- to lưu trữ
- Khi đã mất hứng thú ( tuyệt đối không xóa.)
- to dự án
- from lưu trữ
- to dự án
- Khi bắt đầu lại dự án
- to lĩnh vực
- Khi thông tin từ lâu đã được lưu trữ nhưng được giao trách nhiệm mới
- to tài nguyên
- Khi hứng thú xuất hiện trở lại ( dự án đã kết thúc đôi khi cũng trở thành tài nguyên.)
- to dự án
Phương pháp sắp xếp Just-In-Time
- Không đặt ra thời gian để sắp xếp mà sắp xếp dần dần từng chút khi có thời gian.
- Chỉnh sửa chủ yếu ở phần nhỏ và tránh thay đổi lớn. Theo đuổi thay đổi dần dần thay vì một thay đổi lớn.
- Hãy tránh sắp xếp trong những tình huống sau
- Khi đang nỗ lực để hoàn thành dự án
- Ngay sau khi dự án vừa kết thúc (vì việc sắp xếp có thể khiến bạn làm lại dự án ngay)
- Việc sắp xếp tiêu tốn nhiều thời gian thì hãy cố trì hoãn đến khi hệ thống sụp đổ
- Hệ thống sụp đổ nghĩa là sự suy giảm hiệu quả.
Xử lý dữ liệu
Code - collect, organize, distill, express
Thu thập - Collect
Quá trình thu thập thông tin và tư liệu, có thể là sách hay Article hay bất cứ đâu, nếu tính theo GTD thì là quá trình thu thập thông tin vào Inbox
Phân loại - Organize
Phân loại theo phương pháp sắp xếp Para đã đề cập ở trên thành 4 danh mục và lưu trữ tư liệu.
Trích xuất - Distill
Khi thông tin thu thập trở nên đồ sộ thì việc quản lý tư liệu sẽ khó khăn. Tư liệu thu thập đến nay tương ứng với đá thô(Raw Material), và giờ cần gia công(Distill) đá thô này thành dạng cần thiết cho chúng ta. Trong quá trình này có thể trích xuất thông qua phương pháp Cách sắp xếp ghi chú progressive của para
Biểu đạt - Express
Thông tin được thu thập và trích xuất đã được gia công bằng ngôn ngữ của riêng bạn. Giờ cần biểu đạt nội dung đã gia công ra thế giới thực. Nếu kiến thức và thông tin không được chia sẻ với người khác thì bộ não thứ hai sẽ không được tạo ra. Giữa việc biết và quá trình giải thích nó tồn tại một khoảng cách lớn. Giờ đây bằng việc biểu đạt thông tin này, bộ não thứ hai sẽ được tạo ra.
Reference
Chủ đề: Phương pháp sắp xếp PARA
Danh mục: Trích lược/Bài viết